Digital bogføring: Hvilke krav stiller loven til din virksomhed?

Digital bogføring er ikke længere noget, danske virksomheder selv kan vælge til eller fra. Siden kravet om digitalt bogføringssystem trådte i kraft, skal stadig flere virksomhedstyper bogføre i et system, der lever op til Erhvervsstyrelsens standarder. Mange virksomhedsejere er stadig usikre på, hvad kravet egentlig betyder for dem, hvornår det træder i kraft for netop deres virksomhedsform, og hvad konsekvenserne er, hvis man ikke følger reglerne. Denne artikel giver dig et samlet overblik, så du kan handle korrekt og undgå ubehagelige overraskelser.

Digital bogføring: hvad betyder kravet for din virksomhed?

Kravet om digital bogføring udspringer af bogføringsloven, som blev moderniseret for at gøre regnskabsdata mere pålidelige, sikre og lettere at kontrollere for både virksomheder selv, revisorer og myndigheder. Loven betyder, at bogføringspligtige virksomheder skal anvende et digitalt bogføringssystem, der opfylder en række tekniske krav fastsat af Erhvervsstyrelsen.

Helt konkret betyder det, at du ikke længere kan nøjes med at føre regnskab i et almindeligt regneark som Excel, hvis din virksomhed er omfattet af kravet. Systemet skal i stedet kunne:

• Sikre automatisk registrering og lagring af bilag
• Understøtte digital opbevaring af regnskabsmateriale i mindst fem år
• Give mulighed for at eksportere data i et standardiseret format, så Skattestyrelsen og andre myndigheder kan tilgå oplysningerne
• Beskytte data mod sletning, manipulation og tab

Formålet er at mindske fejl, svindel og sort økonomi samt at gøre det lettere for virksomheder at overholde deres forpligtelser uden at skulle bruge unødig tid på manuelt bogholderi. For mange virksomheder betyder det i praksis en overgang fra regneark eller papirbaserede systemer til et af de mange godkendte, digitale bogføringssystemer på markedet.

Det er vigtigt at forstå, at kravet ikke kun handler om at bruge et digitalt værktøj. Systemet skal være registreret hos Erhvervsstyrelsen som et standard- eller alternativt system, der lever op til de fastsatte krav. Det betyder, at ikke alle digitale løsninger automatisk er lovlige at bruge, selvom de fremstår moderne og brugervenlige.

Hvilke virksomheder er omfattet af kravet om digital bogføring?

Kravet om digital bogføring omfatter som udgangspunkt alle bogføringspligtige virksomheder i Danmark, men indfasningen sker trinvist afhængigt af selskabsform og omsætning. Det er derfor vigtigt at kende tidspunktet for, hvornår netop din virksomhed bliver omfattet.

Regnskabspligtige virksomheder

Virksomheder, der er regnskabspligtige efter årsregnskabsloven, det vil sige blandt andet aktieselskaber (A/S), anpartsselskaber (ApS) og visse interessentskaber og kommanditselskaber, er typisk de første til at blive omfattet af kravet. Disse selskaber skal som hovedregel anvende et digitalt bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen.

Personligt ejede virksomheder og mindre selskaber

For enkeltmandsvirksomheder, interessentskaber uden selskabsretlig status og andre mindre virksomhedsformer er kravet indfaset senere og ofte med en tærskel baseret på omsætning. Har din virksomhed en nettoomsætning over en vis grænse i to på hinanden følgende regnskabsår, bliver du omfattet af kravet, selvom du driver virksomhed i personligt regi.

Hvornår gælder kravet konkret for dig?

Fordi indfasningen er gradvis, bør du altid tjekke din virksomheds specifikke situation. Som en generel rettesnor gælder:

• Store og mellemstore selskaber er typisk allerede omfattet
• Mindre selskaber og personligt ejede virksomheder med omsætning over tærsklen bliver omfattet i de kommende indfasningsrunder
• Helt små virksomheder med meget begrænset omsætning kan i en periode være undtaget, men bør alligevel forberede sig, da kravet forventes udvidet yderligere

Er du i tvivl om, hvornår kravet gælder for netop din virksomhedsform, kan du finde opdaterede oplysninger hos Erhvervsstyrelsen, som løbende offentliggør tidsplanen for indfasningen.

Det er også værd at bemærke, at kravet om digital bogføring hænger sammen med andre administrative forpligtelser, din virksomhed skal holde styr på. Hvis du for eksempel endnu ikke er momsregistreret, men nærmer dig omsætningsgrænsen, kan det være relevant at læse mere om, hvornår du skal momsregistrere din virksomhed, og hvad det koster at vente for længe, så du får styr på begge forpligtelser samtidig.

Hvilket bogføringssystem lever op til kravene?

Ikke alle regnskabsprogrammer og økonomisystemer opfylder automatisk lovens krav. For at et system kan bruges lovligt, skal det enten være et godkendt standardsystem eller et registreret alternativt system hos Erhvervsstyrelsen.

Standardsystemer

Standardsystemer er færdigudviklede bogføringsløsninger, som leverandøren selv har fået godkendt og registreret. Det er typisk de løsninger, du finder hos de store udbydere af regnskabssoftware til små og mellemstore virksomheder. Fordelen ved et standardsystem er, at du som bruger ikke selv skal dokumentere, at systemet lever op til kravene, det har leverandøren allerede gjort.

Alternative systemer

Nogle virksomheder har brug for mere specialiserede eller skræddersyede løsninger, for eksempel fordi de har komplekse forretningsgange eller branchespecifikke behov. I de tilfælde kan virksomheden vælge et alternativt system, men her er det virksomheden selv, der skal sikre og dokumentere, at systemet opfylder lovens krav til blandt andet datasikkerhed, opbevaring og eksportmuligheder.

Hvad skal du kigge efter, når du vælger system?

Når du skal vælge eller skifte bogføringssystem, bør du være opmærksom på følgende:

• Er systemet registreret som standardsystem hos Erhvervsstyrelsen?
• Understøtter systemet automatisk bogføring og digital bilagshåndtering?
• Kan data eksporteres i det krævede standardformat?
• Tilbyder leverandøren sikker, digital opbevaring i mindst fem år?
• Er der mulighed for adgang til tidligere versioner og sporbarhed ved ændringer (audit trail)?

Mange af de kendte danske og internationale regnskabsprogrammer har allerede tilpasset deres løsninger til de nye krav, så de fleste virksomheder kan finde et egnet system uden at skulle udvikle noget fra bunden. Det kan dog betale sig at undersøge markedet grundigt, da priser, funktioner og support varierer betydeligt mellem udbyderne.

Hvis din virksomhed samtidig arbejder med automatisering og kunstig intelligens i forbindelse med regnskab og bogføring, kan det også være relevant at kende til de regulatoriske rammer på det område. Du kan læse mere om, hvilke krav EU AI Act stiller til din virksomhed, hvis du bruger eller overvejer AI-baserede værktøjer i din økonomistyring.

Hvad sker der, hvis du ikke bogfører digitalt?

Manglende overholdelse af kravet om digital bogføring kan få konsekvenser for din virksomhed, både økonomisk og praktisk. Erhvervsstyrelsen og Skattestyrelsen fører tilsyn med, at bogføringspligtige virksomheder lever op til reglerne, og der er indført sanktionsmuligheder for virksomheder, der ikke følger loven.

Bøder og sanktioner

Overtrædelse af bogføringsloven kan medføre bødestraf. Størrelsen af en eventuel bøde afhænger af overtrædelsens karakter og omfang, men selv mindre overtrædelser kan være en unødvendig udgift og belastning for en virksomhed, der i forvejen har travlt med driften.

Problemer ved kontrol og revision

Hvis din virksomhed bliver udtaget til kontrol, og det viser sig, at bogføringen ikke er sket digitalt eller i et korrekt system, kan det skabe unødig mistanke og give anledning til yderligere undersøgelser. Det kan forlænge sagsbehandlingstiden og gøre samarbejdet med Skattestyrelsen mere besværligt, end det behøver at være.

Risiko for tab af data og dokumentation

Uden et ordentligt digitalt system risikerer du desuden at miste vigtig dokumentation ved brand, tyveri, computernedbrud eller menneskelige fejl. Et godkendt digitalt bogføringssystem sikrer typisk automatisk backup og sikker opbevaring, hvilket mindsker risikoen for at stå uden regnskabsmateriale, hvis uheldet er ude.

Konsekvenser for ledelsen

I alvorlige tilfælde, hvor bogføringen er mangelfuld eller slet ikke finder sted, kan det i yderste konsekvens få betydning for ledelsens ansvar, herunder i forbindelse med konkurs eller anden insolvensbehandling. Korrekt og rettidig bogføring er derfor ikke kun et lovkrav, men også en vigtig del af god virksomhedsledelse.

Du kan finde mere uddybende information om bogføringsloven og dens krav hos Retsinformation, hvor den gældende lovtekst er offentliggjort.

Sådan kommer du i gang med digital bogføring

Selvom kravet om digital bogføring kan virke uoverskueligt, er det for de fleste virksomheder en overkommelig proces at komme i gang med, hvis man griber det rigtigt an.

1. Afklar, om og hvornår din virksomhed er omfattet

Start med at undersøge, hvilken selskabsform din virksomhed har, og hvad din årlige omsætning er. Dette afgør, om du allerede er omfattet af kravet, eller om det først gælder dig på et senere tidspunkt.

2. Vælg det rette system

Sammenlign forskellige godkendte standardsystemer og vurder, hvilket der passer bedst til din virksomheds størrelse, branche og behov. Læg vægt på brugervenlighed, pris, support og om systemet kan integreres med andre værktøjer, du allerede bruger, for eksempel lønsystem eller webshop.

3. Overfør eksisterende data

Hvis du kommer fra et regneark eller et ældre system, skal du have overført dine eksisterende regnskabsdata til det nye system. Mange udbydere tilbyder hjælp til denne proces, så du undgår at miste vigtige historiske oplysninger.

4. Opret klare interne rutiner

Digital bogføring fungerer bedst, når der er faste rutiner for, hvordan bilag registreres, hvem der har ansvaret, og hvor ofte bogføringen opdateres. Overvej at lave en kort, skriftlig procedure, så alle i virksomheden ved, hvad der forventes.

5. Involver din revisor

Din revisor eller bogholder kan være en stor hjælp i overgangen til digital bogføring. De kender kravene i detaljer og kan hjælpe med at vælge det rigtige system samt sikre, at opsætningen sker korrekt fra start.

6. Tænk digitalisering ind i hele forretningen

Digital bogføring er ofte første skridt i en bredere digitalisering af virksomheden. Når du alligevel er i gang med at optimere de digitale processer, kan det være oplagt også at se på andre områder, hvor digital synlighed har betydning, for eksempel hvordan kunder finder din virksomhed online. Her kan det være relevant at kigge på, hvordan du kommer i gang med lokal SEO for din virksomhed, så du både har styr på det regnskabsmæssige og den digitale synlighed.

Jo tidligere du går i gang med at tilpasse din virksomhed til kravet om digital bogføring, jo mindre stressende bliver overgangen, når din virksomhed formelt bliver omfattet af reglerne.

Ofte stillede spørgsmål

Skal alle virksomheder i Danmark bogføre digitalt?

Ikke alle virksomheder er omfattet endnu. Kravet indfases gradvist og afhænger af selskabsform og omsætning. Regnskabspligtige selskaber som A/S og ApS er typisk omfattet først, mens personligt ejede virksomheder bliver omfattet senere, ofte når de overstiger en bestemt omsætningsgrænse over to regnskabsår.

Kan jeg stadig bruge Excel til min bogføring?

Hvis din virksomhed er omfattet af kravet om digital bogføring, kan et almindeligt regneark som Excel som udgangspunkt ikke bruges som eneste bogføringssystem, da det ikke opfylder lovens krav til sikkerhed, sporbarhed og dataeksport. Du bør i stedet anvende et registreret standard- eller alternativt system.

Hvad koster det at skifte til et digitalt bogføringssystem?

Prisen varierer afhængigt af udbyder, funktioner og virksomhedens størrelse. Mange systemer tilbyder abonnementsløsninger målrettet små og mellemstore virksomheder til en overkommelig månedlig pris. Det kan betale sig at sammenligne flere udbydere og eventuelt tale med din revisor om, hvilket system der passer bedst til din virksomheds behov og budget.

Hvor kan jeg få hjælp, hvis jeg er i tvivl om reglerne?

Du kan altid søge vejledning hos din revisor eller bogholder, som kender din virksomheds specifikke forhold. Derudover offentliggør Erhvervsstyrelsen opdateret information om indfasningen af kravet samt lister over godkendte bogføringssystemer, som du kan bruge som udgangspunkt for din research.