Barsel som arbejdsgiver: Hvad koster det, og hvordan får du refusion via NemRefusion?

Barsel som arbejdsgiver indebærer en række pligter og rettigheder, som det er vigtigt at have styr på, allerede inden din medarbejder går på barselsorlov. Mange virksomhedsejere oplever, at reglerne om løn under barsel, refusion og NemRefusion kan virke uoverskuelige, men med den rette viden kan du både overholde lovgivningen og samtidig fastholde en god relation til din medarbejder gennem hele forløbet.

Barsel arbejdsgiver: Hvilke pligter har du, når en medarbejder går på barsel?

Når en medarbejder bliver gravid eller skal være far eller medmor, træder en række lovbestemte pligter i kraft for dig som arbejdsgiver. Det er vigtigt at forstå, at barselsloven og funktionærloven sætter rammerne, men mange virksomheder har også kollektive overenskomster, der giver medarbejderne bedre vilkår end lovens minimum.

Som arbejdsgiver skal du først og fremmest sikre, at medarbejderen får korrekt information om sine rettigheder. Det betyder konkret, at du skal:

• Modtage og registrere medarbejderens varsling om graviditet og forventet orlov senest 3 måneder før forventet fødsel
• Give medarbejderen besked om, hvorvidt der er ret til løn under barsel i henhold til overenskomst eller ansættelseskontrakt
• Sikre at medarbejderens stilling og vilkår beskyttes under hele orlovsperioden
• Indberette oplysninger korrekt til NemRefusion, så refusionen kan udbetales rettidigt

Det er også din pligt som arbejdsgiver at sikre et sikkert arbejdsmiljø for gravide medarbejdere. Hvis arbejdsforholdene udgør en risiko for graviditeten, skal du som arbejdsgiver tilbyde omplacering eller i sidste ende fritage medarbejderen fra arbejdet med løn, indtil en løsning er fundet.

Barselsorlovens struktur: Hvad gælder for perioderne?

Den danske barselsorlov er opdelt i flere faser: graviditetsorlov før fødslen, barselsorlov umiddelbart efter fødslen og forældreorlov, som kan fordeles mellem begge forældre. Med den øremærkede orlov til begge forældre, som trådte i kraft som følge af EU’s barselsdirektiv, har begge forældre nu ret til 11 ugers øremærket orlov, som ikke kan overdrages til den anden forælder.

Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på, at denne øremærkning betyder, at flere mandlige medarbejdere også tager længere orlov end tidligere, hvilket kan kræve en anden form for planlægning i virksomheden.

Sådan søger du refusion gennem NemRefusion

NemRefusion er det digitale system, hvor du som arbejdsgiver søger om refusion for barselsdagpenge, sygedagpenge og andre ydelser. Systemet drives af Udbetaling Danmark og tilgås via virk.dk, hvor du logger ind med virksomhedens NemID eller MitID Erhverv.

Processen for at søge refusion kan deles op i følgende trin:

1. Log ind på virk.dk og find NemRefusion under selvbetjeningsløsninger
2. Vælg “Barsel” som ydelsestype og indtast medarbejderens CPR-nummer
3. Angiv den periode, hvor medarbejderen har været på orlov, og hvor du har udbetalt løn
4. Indtast lønoplysninger, herunder hvor meget medarbejderen har fået udbetalt i den pågældende periode
5. Indsend anmodningen og vent på sagsbehandling fra Udbetaling Danmark

Det er afgørende, at du overholder fristen på 8 uger fra orlovsperiodens start til indsendelse af refusionsanmodningen. Overskrider du denne frist, risikerer du at miste retten til refusion for den pågældende periode, hvilket kan betyde et betydeligt tab for virksomheden, særligt hvis medarbejderen har høj løn.

Hvilke oplysninger skal du bruge til NemRefusion?

Inden du går i gang med ansøgningen, er det en god idé at have følgende klar:

• Medarbejderens CPR-nummer og ansættelsesdato
• Oplysninger om medarbejderens løn i de seneste måneder før orloven
• Dokumentation for den aftalte orlovsperiode
• Virksomhedens CVR-nummer og NemKonto oplysninger

Mange virksomheder vælger at lade deres lønadministrationssystem håndtere en stor del af denne proces automatisk, da flere af de store lønsystemer har direkte integration til NemRefusion. Det kan spare betydelig administrativ tid, især hvis du har flere medarbejdere på barsel samtidig.

Hvad skal du betale under medarbejderens barsel?

Et af de spørgsmål, der skaber mest forvirring blandt arbejdsgivere, er, hvad man egentlig er forpligtet til at betale under en medarbejders barsel. Svaret afhænger af, om medarbejderen er omfattet af en overenskomst, en lokal aftale eller alene af barselsloven.

Hvis der ikke er aftalt løn under barsel, har medarbejderen som udgangspunkt kun ret til barselsdagpenge fra det offentlige, som i 2026 udgør en fastsat maksimal dagpengesats. Denne sats er ofte lavere end medarbejderens normale løn, hvilket betyder, at mange virksomheder vælger at supplere op til fuld løn i en periode, selv uden overenskomstmæssig forpligtelse, for at fastholde gode medarbejdere.

Hvis din virksomhed derimod er dækket af en overenskomst, f.eks. gennem Dansk Arbejdsgiverforening, vil der typisk være fastsat konkrete regler for, hvor mange uger medarbejderen har ret til fuld løn under barsel, før dagpengesatsen overtager, eller før refusionen fra det offentlige dækker udgiften.

Eksempel på udgiftsfordeling

Lad os se på et konkret eksempel: Hvis en medarbejder har ret til fuld løn i de første 14 uger efter fødslen i henhold til overenskomst, skal du som arbejdsgiver udbetale fuld løn i denne periode. Du kan derefter søge refusion for et beløb svarende til barselsdagpengesatsen, mens du selv bærer differencen mellem dagpengesatsen og medarbejderens fulde løn.

Det betyder i praksis, at udgiften til barsel for arbejdsgiveren ikke blot er lønnen, men differencen mellem den udbetalte løn og den refusion, du modtager. Denne udgift bør du indregne i din virksomheds lønbudget, især hvis du har mange kvindelige medarbejdere i den fødedygtige alder eller en ung medarbejderstab.

Det er også værd at bemærke, at selvstændige erhvervsdrivende har andre regler for barsel end ansatte. Hvis du selv er selvstændig og overvejer barsel, kan du læse mere om dine muligheder i artiklen Barsel som selvstændig: Hvad har du egentlig ret til?, hvor rettighederne for selvstændige gennemgås i detaljer.

Fastholdelse efter barsel: Sådan undgår du at miste medarbejderen

Mange arbejdsgivere oplever desværre, at gode medarbejdere ikke vender tilbage efter endt barsel, eller at de vender tilbage med reduceret motivation og engagement. Dette kan ofte undgås med en proaktiv tilgang til kommunikation og fastholdelse gennem hele orlovsperioden.

Her er nogle konkrete tiltag, du som arbejdsgiver kan implementere:

• Hold kontakten: Send en venlig besked eller inviter medarbejderen til sociale arrangementer under orloven, hvis medarbejderen ønsker det
• Planlæg en tilbagevendelsessamtale: Aftal et møde før medarbejderens tilbagevenden for at afstemme forventninger og eventuelle ændringer i stillingen
• Tilbyd fleksibilitet: Overvej muligheden for deltid eller hjemmearbejde i en overgangsperiode efter barslen
• Opdater medarbejderen: Sørg for, at medarbejderen holdes informeret om væsentlige ændringer i virksomheden under orloven

Juridisk beskyttelse mod opsigelse

Det er vigtigt at være opmærksom på, at medarbejdere, der er på barsel eller nyligt er vendt tilbage, har en særlig beskyttelse mod opsigelse i henhold til ligebehandlingsloven. Hvis du som arbejdsgiver opsiger en medarbejder i denne periode, er det dig, der skal bevise, at opsigelsen ikke skyldes graviditeten eller barslen, hvilket kaldes omvendt bevisbyrde.

Dette betyder i praksis, at opsigelser af medarbejdere på eller lige efter barsel skal håndteres med stor forsigtighed og helst i samråd med en juridisk rådgiver eller din brancheorganisation. En forkert håndteret opsigelse kan medføre betydelige godtgørelseskrav fra medarbejderens side, hvilket du kan læse mere om hos Borger.dk.

Typiske faldgruber for arbejdsgivere ved barsel

Selv erfarne virksomhedsejere kan begå fejl i håndteringen af barselsforløb. Her gennemgår vi de mest almindelige faldgruber, så du kan undgå dem i din egen virksomhed.

For sen ansøgning om refusion

Den klart mest almindelige fejl er at overskride 8-ugers fristen for at søge refusion via NemRefusion. Mange virksomheder venter, fordi de er usikre på de præcise datoer for orlovens start, eller fordi administrationen af HR-opgaver ikke er prioriteret højt nok. Sæt gerne en kalendernotifikation allerede ved varsling af barslen, så du ikke risikerer at miste penge.

Manglende skriftlig dokumentation

Mundtlige aftaler om løn under barsel eller tilbagevenden til arbejdet kan skabe uklarhed og konflikt senere. Sørg altid for at få alle aftaler om barsel, løn og vilkår skriftligt, så begge parter har noget at læne sig op ad, hvis der opstår tvivl.

Forkert beregning af lønrefusion

En anden faldgrube er at beregne refusionsbeløbet forkert, særligt hvis medarbejderen har variabel løn, bonusordninger eller har skiftet stilling kort før orloven. Det anbefales at konsultere en revisor eller lønadministrator, hvis du er i tvivl om de korrekte beregninger, for at undgå tilbagebetalingskrav fra Udbetaling Danmark.

Manglende plan for medarbejderens tilbagevenden

Mange virksomheder glemmer at planlægge, hvordan medarbejderens arbejdsopgaver skal dækkes under orloven, og hvordan overgangen skal foregå, når medarbejderen vender tilbage. Dette kan skabe unødig stress for både den afventende medarbejder og kollegerne, der dækker opgaverne i mellemtiden.

Hvis du som virksomhedsejer samtidig overvejer strukturelle ændringer i din virksomhed, f.eks. i forbindelse med generationsskifte eller omdannelse fra personligt ejet virksomhed til selskab, kan det være relevant at sætte sig ind i reglerne beskrevet i Skattefri virksomhedsomdannelse: Hvad koster det, og hvem kan bruge reglen?, da dette kan have indflydelse på, hvordan barselsrelaterede udgifter og refusioner håndteres regnskabsmæssigt.

Glemt pensionsindbetaling under barsel

Det er også væsentligt at huske, at mange overenskomster forpligter dig som arbejdsgiver til at fortsætte pensionsindbetalinger under barslen, selv i de perioder, hvor medarbejderen modtager barselsdagpenge frem for fuld løn. Dette er en pligt, der ofte overses, men som kan have stor betydning for medarbejderens langsigtede pensionsopsparing. Hvis du selv er selvstændig og ønsker at forstå, hvordan pensionsopsparing fungerer uden en arbejdsgiver til at indbetale for dig, kan du læse mere i Pension som selvstændig: Hvordan sparer du op uden en arbejdsgiver?

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid har en medarbejder ret til barselsorlov?

I Danmark har forældre tilsammen ret til 52 ugers orlov, som kan fordeles mellem mor og far eller medmor. Heraf er 11 uger øremærket til hver forælder og kan ikke overdrages. Moren har desuden ret til 4 ugers graviditetsorlov før forventet fødsel. Den præcise fordeling afhænger af overenskomst og individuel aftale med arbejdsgiveren.

Kan jeg som arbejdsgiver sige nej til at udbetale løn under barsel?

Ja, hvis der ikke er en overenskomst eller individuel aftale, der forpligter dig til at betale løn under barsel, kan du som arbejdsgiver vælge kun at lade medarbejderen modtage barselsdagpenge fra det offentlige. Mange vælger dog at supplere op af konkurrencemæssige og fastholdelsesmæssige årsager, selvom det ikke er et lovkrav.

Hvad sker der, hvis jeg glemmer fristen for NemRefusion?

Overskrider du 8-ugers fristen for at ansøge om refusion for en given periode, mister du som udgangspunkt retten til refusion for netop den periode. Det er derfor vigtigt at have klare interne rutiner, der sikrer rettidig indsendelse, gerne understøttet af et lønsystem med automatisk integration til NemRefusion.

Må jeg opsige en medarbejder, der er på barsel?

Det er muligt, men meget vanskeligt juridisk, da loven pålægger dig omvendt bevisbyrde. Det betyder, at du skal kunne bevise, at opsigelsen ikke har sammenhæng med graviditeten eller barslen. Det anbefales altid at søge juridisk rådgivning, inden du overvejer at opsige en medarbejder i eller umiddelbart efter en barselsperiode.